Excel

29 veidi, kā ietaupīt laiku, izmantojot Excel formulas

29 Ways Save Time With Excel Formulas

Formulas ir Excel maize un sviests. Ja jūs regulāri izmantojat Excel, es varu derēt, ka izmantojat daudzas formulas. Bet darba formulas izstrāde var aizņemt pārāk daudz laika. Šajā rakstā es dalos ar dažiem labiem padomiem, lai ietaupītu laiku, strādājot ar formulām programmā Excel.





Video: 20 padomi, kā ietaupīt laiku, izmantojot Excel formulas

1. Nepievienojiet funkcijai pēdējās iekavas

Sāksim ar kaut ko patiešām vieglu! Ievadot vienu funkciju atsevišķi (SUM, AVERAGE utt.), Jums nav jāievada pēdējās aizvēršanas iekavas. Piemēram, varat vienkārši ievadīt:





= SUMMA (A1: A10

un nospiediet atgriešanās taustiņu. Excel jums pievienos noslēguma iekavas. Tā ir maza lieta, bet ērta.



Piezīme. Tas nedarbosies, ja jūsu formula satur vairākas iekavas.

Pirms - aizverošās iekavas izlaistas

Pēc enter nospiešanas iekavas tiek pievienotas automātiski

2. Pārvietojiet formulu un neļaujiet atsaucēm mainīties

Viena no Excel visspēcīgākajām funkcijām ir relatīvās adreses - kopējot formulu uz jaunu atrašanās vietu, visas relatīvās adreses mainīsies. Bieži vien tas ir tas, ko vēlaties, jo formulu atkārtota izmantošana ir viena no vissvarīgākajām metodēm labi izveidotā, viegli uzturējamā darblapā.

Bet dažreiz jums ir jāpārvieto vai jāpārkopē formula uz jaunu atrašanās vietu, un jūs nevēlaties, lai formula mainītos vispār. Ir vairāki veidi, kā to izdarīt.

Ja jūs vienkārši pārvietojat formulu uz tuvējo atrašanās vietu, mēģiniet vilkt un nomest. Velkot visas adreses paliek neskartas un nemainīgas.

Satveriet atlases malu

Velciet uz jaunu atrašanās vietu

Ja pārvietojat formulu uz attālāku vietu, izmantojiet izgriešanu un ielīmēšanu. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Izgriežot formulu, tās atsauces nemainās.

3. Kopējiet formulu un neļaujiet atsaucēm mainīties

Piezīme. Jūs varat mainīt visas šūnu atsauces, lai tās būtu absolūtas, taču šajā padomā tiek pieņemts, ka nevēlaties to darīt jebkura iemesla dēļ.

Ja jums vienkārši nepieciešams kopēt vienu formulu, atlasiet visu formulu formulas joslā un kopējiet starpliktuvē. Pēc tam varat ielīmēt jaunā vietā. Rezultāts būs formula, kas ir identiska oriģinālam.

Lai kopētu a grupa formulas uz jaunu atrašanās vietu, neietekmējot atsauces, varat izmantot funkciju Atrast un aizstāt. Atlasiet kopējamās formulas, pēc tam meklējiet un aizstājiet vienādības (=) zīmi formulās ar hash (#) rakstzīmi. Tādējādi formulas tiks pārveidotas par tekstu. Tagad kopējiet un ielīmējiet formulas jaunā vietā. Kad esat ielīmējis formulas un atlasījis visas formulas, mainiet meklēšanas un aizstāšanas procesu. Meklējiet jaukšanu (#) un nomainiet vienādības zīmi (=). Tādējādi formulas tiks atjaunotas darba kārtībā. (Kredīts: Toms Urtis )

4. Veiciet dubultklikšķi uz aizpildīšanas roktura, lai nokopētu formulas

Pievienojot tabulām formulas, viena no visbiežāk lietotajām darbībām ir kopēt formulu no tabulas pirmās rindas uz pēdējo tabulas rindu. Ja jūs zināt īsinājumtaustiņus datu navigācijai programmā Excel, varat tos izmantot, lai ātri ielīmētu visu formulu kolonnu, veicot tikai dažus taustiņus. Tomēr aizpildīšanas rokturis ir vēl ātrāks, jo nav jāpārvietojas uz tabulas apakšdaļu.

Aizpildīšanas rokturis ir mazais taisnstūris, kas atrodas visu Excel atlases apakšējā labajā stūrī. Kamēr formula atrodas kolonnā blakus citai kolonnai, būs pilns datu kopums, varat vienkārši veiciet dubultklikšķi uz aizpildīšanas roktura, lai kopētu formulu līdz tabulas apakšai.

Uzpildes rokturis

Excel kopē formulu uz leju

Piezīme. Šis padoms nedarbosies, ja ievadītās formulas kreisajā pusē nav pilnas datu slejas. Programma Excel izmanto šos datus, lai noskaidrotu, cik tālu uz leju darblapā, lai kopētu formulu. Tomēr jūs varat izmantot šo nākamo pieeju ...

Ja atlase nav pārāk liela, varat aizpildīt formulas arī darblapā, izmantojot saīsni Aizpildīt (Control + D). Vienkārši vispirms atlasiet sākotnējo formulu un mērķa šūnas. Tas ir ātrāk nekā kopēšana/ielīmēšana, bet ne tik ātri kā aizpildīšanas rokturis, it īpaši, ja kopējat formulu lielā šūnu grupā.

Video: Īsceļi, lai ātri pārvietotos pa lielu sarakstu

5. Izmantojiet tabulu, lai automātiski ievadītu formulas

Vēl ātrāks veids, kā ievadīt formulas, ir vispirms pārveidot tabulu par oficiālu Excel tabulu. Terminoloģija šeit ir mulsinoša, jo visi dati ar vairākām kolonnām tehniski ir “tabula”, bet programmai Excel ir formāla struktūra, ko sauc par tabulu, kas sniedz daudzas priekšrocības. Kad esat konvertējis datus tabulā (abas platformas: Ctrl + T), visas formulas, kuras ievadāt pirmajā rindā, tiks automātiski nokopētas visā tabulas garumā. Tas ietaupa daudz laika, kā arī palīdz novērst kļūdas.

Ievadiet formulu kā parasti

Nospiediet enter, lai nokopētu formulu uz leju

Kā bonuss, kad tabulā tiek atjaunināta formula, Excel atkal atjauninās visas līdzīgās formulas tajā pašā slejā.

Piezīme. Tabulas formulās tiks automātiski izmantotas strukturētas atsauces (t.i., iepriekš minētajā piemērā = [@Hours]*[@Rate], nevis = C4*D4. Tomēr jūs varat ierakstīt šūnu adreses tieši, un tās tiks saglabātas.

6. Izmantojiet cilni Automātiskā pabeigšana +, lai ievadītu funkcijas

Kad ievadāt vienādības zīmi un sākat rakstīt, programma Excel sāks salīdzināt ievadīto tekstu ar milzīgo pieejamo funkciju sarakstu. Rakstot, zemāk redzēsit “kandidātu” funkciju sarakstu. Šis saraksts samazināsies ar katru ievadīto burtu. Kad sarakstā ir atlasīta vajadzīgā funkcija, varat 'lūgt' Excel to ievadīt, nospiežot tab. Sistēmā Windows rakstīšanas laikā funkcijas tiek atlasītas automātiski. Operētājsistēmā Mac tiek parādītas opcijas, taču tās nav atlasītas, tāpēc jums jāveic vēl viena darbība: izmantojiet bultiņu taustiņu, lai atlasītu vajadzīgo funkciju, pēc tam nospiediet tabulēšanas taustiņu vai atgriezieties, lai programma Excel ievadītu šo funkciju.

Iezīmējiet labāko atbilstību un nospiediet cilni

Excel automātiskās pabeigšanas funkcija

7. Izmantojiet Control + klikšķi, lai ievadītu argumentus

Vai jums nepatīk rakstīt komatus starp argumentiem? Jūs varat likt Excel to izdarīt jūsu vietā. Ievadot argumentus funkcijā, vienkārši turiet nospiestu Control (Mac: Command), noklikšķinot uz katras atsauces, un programma Excel automātiski ievadīs komatus. Piemēram, varat ievadīt formulu, piemēram: = SUM (A1, B10, C5: C10), ievadot '= SUM (', pēc tam ar taustiņu Control noklikšķinot uz katras atsauces. Tas darbosies ar jebkuru funkciju, kurā kā argumentus iesniedzat atsauces.

Control vai Command noklikšķiniet uz nākamās šūnas

Control vai Command noklikšķiniet vēlreiz

Visi komati tika ievadīti programmā Excel

8. Izmantojiet formulas padoma logu, lai atlasītu argumentus

Ikreiz, kad strādājat ar formulu, kurā ir Excel funkcija, atcerieties, ka argumentu atlasei vienmēr varat izmantot mājienu logu. Tas var ietaupīt laiku, ja formula ir sarežģīta, it īpaši, ja tā satur daudz ligzdotu iekavu. Lai atlasītu argumentus, veiciet divas darbības. Pirmajā solī noklikšķiniet, lai ievietotu kursoru funkcijā, kuras argumentu vēlaties atlasīt. Pēc tam programmā Excel tiks parādīts šīs funkcijas mājiens, kurā parādīti visi argumenti. Otrajā solī noklikšķiniet uz argumenta, kuru vēlaties atlasīt. Excel atlasīs visu argumentu, pat ja tas satur citas funkcijas vai formulas. Tas ir jauks veids, kā atlasīt argumentus, izmantojot formulas atkļūdošanai F9.

Virziet kursoru virs argumenta formulas ekrāna padomā

Noklikšķiniet uz argumenta, lai atlasītu formulas iekšpusi

Vai vēlaties uzzināt vairāk? Mēs piedāvājam visu kursu Excel formulas un funkcijas .

9. Ievietojiet funkciju argumentu vietturus ar saīsni

Parasti, ievadot funkciju, Excel, pievienojot komatus, sniegs padomus par katru argumentu. Bet dažreiz jūs varētu vēlēties, lai Excel vienlaikus pievienotu vietturus visiem funkciju argumentiem. Ja tā, jums būs prieks uzzināt, ka tam ir saīsne.

Ievadot funkciju, pēc tam, kad Excel ir atpazinis funkcijas nosaukumu, ierakstiet Control + Shift + A (abas platformas). Piemēram, ja ierakstāt '= DATE (' un pēc tam izmantojat Control + Shift + A, programma Excel dos jums '= DATE (gads, mēnesis, diena)'. Pēc tam veiciet dubultklikšķi uz katra argumenta (vai izmantojiet funkciju padomu logā, lai atlasītu katru argumentu) un mainītu to uz vēlamo vērtību.

Pārliecinieties, vai funkcija ir atpazīta

Control + Shift + A ievieto nosauktos argumentus

10. Pārvietojiet “formulas lietu” no sava ceļa

Dažreiz, ievadot formulu, formulas mājienu logs jums traucē , bloķējot skatu uz citām šūnām, kuras vēlaties redzēt darblapā. Kad tas notiek, atcerieties, ka mājienu logu varat pārvietot no sava ceļa. Vienkārši novietojiet peli virs loga malas, līdz redzat kursora maiņu, pēc tam noklikšķiniet un velciet uz jaunu atrašanās vietu. Pēc tam varat turpināt ievadīt vai rediģēt formulu. Atkarībā no darblapas struktūras vēl viens veids, kā pārvaldīt šo problēmu, ir rediģēt formulu formulas joslā, nevis tieši šūnā.

Satveriet ekrāna gala malu

Velciet ekrāna galu no ceļa

11. Pārslēgt displejā visas formulas vienlaikus

Ikreiz, kad rediģējat šūnu, kurā ir formula, programma Excel automātiski parāda formulu, nevis rezultātu. Bet dažreiz jūs varētu vienlaikus redzēt visas formulas darblapā. Lai to izdarītu, formulas parādīšanai izmantojiet īsinājumtaustiņu: Control + ~ (tā ir tilde). Izmantojot šo saīsni, varat ātri pārslēgt visu formulu parādīšanu darblapā vai izslēgt. Tas ir jauks veids, kā redzēt visas formulas vienlaikus un pārbaudīt formulas konsekvenci.

Control + `atklāj visas formulas

Redzamas visas formulas

12. Darblapā vienlaikus atlasiet visas formulas

Vēl viens veids, kā darblapā skatīt visas formulas, ir to atlasīšana. To var izdarīt, izmantojot Excel jaudīgākās (un slēptākās) funkcijas: ir Pāriet uz> Īpašs (Ctrl + G). Izmantojot šo komandu, programmā Excel varat atlasīt visu veidu interesantas lietas, tostarp tukšas šūnas, šūnas, kurās ir skaitļi, tukšas šūnas un daudz ko citu. Viena no iespējām ir šūnas, kurās ir formulas. Lai darblapā atlasītu visas šūnas, kurās ir formulas, vienkārši ierakstiet Ctrl + G, lai atvērtu dialoglodziņu Pāriet uz, pēc tam noklikšķiniet uz pogas Īpašais un pēc tam atlasiet Formulas. Noklikšķinot uz Labi, tiks atlasītas visas šūnas, kurās ir formulas.

Ctrl + G, lai atvērtu Pāriet uz īpašo

Noklikšķiniet uz pogas Īpašais

Atlasiet Formulas

Visas formulas ir atlasītas

Ja darblapā vēlaties atlasīt tikai formulu apakškopu, vispirms veiciet atlasi un pēc tam izmantojiet to pašu komandu.

13. Izmantojiet paste special, lai formulas pārvērstu statiskās vērtībās

Programmā Excel bieži sastopama problēma ir nepieciešamība pārtraukt aprēķināto vērtību maiņu. Piemēram, varbūt vēlaties vienkāršot darblapu, noņemot kolonnas “palīgs”, kuras izmantojāt noteiktu vērtību ģenerēšanai. Bet, izdzēšot šīs slejas ar formulām, kas uz tām joprojām atsaucas, jūs saņemsiet #REF kļūdu slodzi. Risinājums ir vispirms pārveidot formulas par vērtībām, pēc tam izdzēst papildu slejas. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir izmantot Paste Special. Vispirms atlasiet formulas, kuras vēlaties konvertēt, un kopējiet starpliktuvē. Pēc tam, kad formulas joprojām ir atlasītas, atveriet dialoglodziņu Īpašais ielīmēšana (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) un izmantojiet opciju Vērtības. Tas visas jūsu izvēlētās formulas aizstās ar to aprēķinātajām vērtībām.

Formulas atlasītas un kopētas

Ielīmēt īpašu aicināja

Nav vairs formulas!

14. Lai pielāgotu vērtības, izmantojiet Paste Special

Vēl viena izplatīta Excel problēma ir nepieciešamība mainīt daudzās esošās vērtības. Piemēram, iespējams, jums ir 500 produktu cenu saraksts, un jums ir jāpalielina visas cenas par 5%. Vai varbūt jums ir saraksts ar 100 datumiem, kas visi ir jāpārceļ nākotnē par vienu nedēļu? Šādos gadījumos tabulai varat pievienot kolonnu “palīgs”, veikt nepieciešamo aprēķinu, pārvērst rezultātus vērtībās un pēc tam nokopēt tos sākotnējā kolonnā. Bet, ja jums ir nepieciešams tikai vienkāršs aprēķins, Paste Special ir daudz vienkāršāks un ātrāks, jo jūs varat mainīt vērtību tieši bez papildu formulām.

Piemēram, lai pārvērstu datumu kopu par nedēļu vēlāk, rīkojieties šādi: pievienojiet skaitli 7 jebkurai darblapas šūnai un pēc tam nokopējiet to starpliktuvē. Pēc tam atlasiet visus datumus, kurus vēlaties mainīt. Pēc tam izmantojiet īpašo ielīmēšanu> Darbības> Pievienot. Noklikšķinot uz Labi, programma Excel pievienos skaitli 7 jūsu atlasītajiem datumiem, pārceļot tos par 7 dienām uz priekšu, bez nepieciešamības izveidot palīgu slejas.

Kopējiet temp vērtību un izvēlieties datumus

Īpaša ielīmēšana, izmantojot vērtības + Pievienot

Visi datumi tika pārcelti uz priekšu par 7 dienām

Lai palielinātu cenu kopumu par 10%, izmantojiet to pašu pieeju. Šūnā ievadiet 1.10 un kopējiet to starpliktuvē. Pēc tam atlasiet cenas, kuras vēlaties mainīt, un izmantojiet īpašo ielīmēšanu> Darbības> Reizināt, lai pārvērstu visas esošās cenas. Kad esat sapratis šo padomu, jūs atradīsit daudz gudru tā pielietojumu.

Kopējiet temp vērtību un izvēlieties cenas

Īpaša ielīmēšana ar vērtībām + reizināšana

Visas cenas palielinājās par 10%

Piezīme: tas darbojas tikai ar vērtībām. Nemēģiniet to ar formulām!

15. Izmantojiet nosauktos diapazonus, lai padarītu formulas lasāmākas

Viens no vecākajiem profesionāļu padomiem grāmatā ir izmantot nosaukti diapazoni formulās, lai tās būtu vieglāk lasāmas. Piemēram, pieņemsim, ka jums ir vienkārša darblapa, kurā parādītas mazai komandai nostrādātās stundas. Katrai personai vēlaties reizināt nostrādātās stundas ar vienu stundas likmi. Pieņemot, ka stundas likme ir šūnā A1, jūsu formulas varētu izskatīties šādi:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

Bet, ja šūnai A1 piešķirat nosaukumu “stundu_rieksts”, jūsu formulas izskatīsies šādi:

= B3 * stundas likme
= B4 * stundas likme
= B5 * stundas likme

Šāda diapazonu nosaukšana padara formulas daudz lasāmākas un ietaupa daudzu dolāru zīmju ($) ievadīšanu, lai izveidotu absolūtas atsauces.

Diapazonu nosaukšana ir vienkārša. Vienkārši atlasiet diapazonu/šūnu (-as), ko vēlaties nosaukt, pēc tam nosaukumu lodziņā ierakstiet nosaukumu un nospiediet taustiņu Enter. Tagad, kad esat nosaucis diapazonu, programma Excel to izmantos ikreiz, kad veidosit formulu, norādot un noklikšķinot uz diapazona - noklikšķinot uz nosaukta diapazona, jūs redzēsit, ka tā nosaukums tiek automātiski ievietots formulā. Kā bonuss jūs varat arī viegli pārvietoties uz nosaukto diapazonu, kad vien vēlaties. Vienkārši atlasiet vārdu nolaižamajā izvēlnē, kas parādās blakus nosaukuma lodziņam.

Parasta formula bez nosaukumu diapazona

Šūnas C2 nosaukšana

Formula ir atjaunināta, lai izmantotu nosaukto diapazonu

16. Automātiski piemērot nosaukumus esošajām formulām

Kas notiek, kad esat jau izveidojis formulas un pēc tam izveido nosaukts diapazons vai vēlaties tos izmantot? Nekas, patiesībā. Programmā Excel netiks veiktas nekādas izmaiņas jūsu esošajās formulās un netiks piedāvāts automātiski lietot jaunos diapazona nosaukumus. Tomēr ir veids, kā diapazonu nosaukumus piemērot esošajām formulām. Vienkārši atlasiet formulas, kurām vēlaties lietot vārdus, un pēc tam izmantojiet funkciju Lietot vārdus.

Kad logs Lietot vārdus ir atvērts, atlasiet vārdus, kurus vēlaties lietot, un noklikšķiniet uz Labi. Excel aizstās visas atbilstošās atsauces ar jūsu izvēlētajiem nosaukumiem.

Atlasiet visas formulas šūnas, kurām piemērot nosaukto diapazonu

kā izveidot pielāgotu skaitļu formātu

Lietot vārdus lentes cilnē Formulas

Atlasiet piemēroto diapazonu

Nosauktais diapazons tiek lietots automātiski

17. Saglabājiet formulu, kas nav izdarīta

Ja strādājat ar sarežģītāku formulu, pastāv liela iespēja, ka būs nepieciešams zināms laiks, lai formula darbotos pareizi. Bet jums var pietrūkt laika un vēlāk jāatgriežas pie formulas, lai tā darbotos tā, kā vēlaties. Diemžēl programma Excel neļauj ievadīt bojātu formulu. Ja mēģināsit, Excel skaļi sūdzēsies, ka formulā ir kļūdas, un neļaus jums turpināt, kamēr neesat atrisinājis visas problēmas.

Tomēr ir vienkāršs risinājums: tikai īslaicīgi pārveidojiet formulu par tekstu. Lai to izdarītu, formulas sākumam (pirms =) varat pievienot vienu apostrofu vai vienkārši noņemt vienādības zīmi. Abos gadījumos programma Excel pārstās mēģināt novērtēt formulu un ļaus jums to ievadīt tādu, kāda tā ir. Vēlāk jūs varat atgriezties pie formulas un atsākt darbu.

18. Jāapzinās Excel piedāvātās funkcijas

Funkcijas pastāv, lai atrisinātu īpašas problēmas. Jūs varat iedomāties funkciju kā iepriekš izveidotu formulu ar noteiktu nosaukumu, mērķi un atgriešanas vērtību. Piemēram, funkcijai PROPER ir tikai viens mērķis: tā lieto vārdus ar lielo burtu. Piešķiriet tam tādu tekstu kā “new york CiTY”, un tas jums atgriezīs “New York City”. Funkcijas ir neticami parocīgas, kad tās atrisina jūsu problēmu, tāpēc ir lietderīgi iepazīties ar Excel pieejamajām funkcijām.

Skatīt: Excel funkciju rokasgrāmata un 500 Excel formulas piemēri bieži izmantoto funkciju un formulu sarakstam, kurās tās tiek izmantotas.

Piezīme. Cilvēkus bieži mulsina terminoloģija, ko izmanto, runājot par funkcijām un formulām. Vienkāršs veids, kā par to domāt, ir šāds: viss, kas programmā Excel sākas ar vienādības zīmi, ir formula. Pēc šīs definīcijas arī visas funkcijas ir formulas, un formulās var būt vairākas funkcijas.

19. Izmantojiet F4, lai pārslēgtu relatīvās un absolūtās atsauces

Lai izveidotu formulas, kuras jūs varat eleganti kopēt uz jaunām vietām un joprojām pareizi darboties, ir jāizmanto pareiza absolūtu un relatīvu atsauču kombinācija. Tas ir tik svarīgi tāpēc, ka tas ļauj atkārtoti izmantot esošās formulas, nevis izveidot jaunas, un tās pašas formulas atkārtota izmantošana krasi samazina kļūdu iespējamību darbgrāmatā, ierobežojot pārbaudāmo formulu skaitu.

Tomēr atsauču konvertēšana uz priekšu un atpakaļ starp relatīvajām un absolūtajām atsaucēm var būt apgrūtinoša-visu šo dolāra zīmju ($) ierakstīšana ir garlaicīga un rada kļūdas. Par laimi, ir lielisks īsceļš, kas ļauj ātri pārslēgties uz četrām iespējām, kas pieejamas katrai atsaucei: (Windows: F4, Mac: Command + T). Vienkārši ievietojiet kursoru atsaucē, izmantojot saīsni. Katru reizi, kad to lietojat, programma Excel “pagriezīs” nākamo opciju šādā secībā: pilnīgi relatīva (A1)> pilnībā absolūta ($ A $ 1)> Absolūtā rinda (A $ 1)> absolūtā kolonna ($ A1).

20. Atcerieties, ka formulas un funkcijas atgriež vērtību. Vienmēr.

Kad jūs cīnāties ar formulu, dažreiz tas ir tāpēc, ka jūs domājat, ka daļa no formulas atgriež noteiktu vērtību, bet patiesībā tā atgriež kaut ko citu. Lai pārbaudītu, ko funkcija vai formulas daļa faktiski atgriež, izmantojiet tālāk redzamo F9 padomu.

Piezīme. Vārds “atgriešanās” nāk no programmēšanas pasaules, un tas dažreiz mulsina cilvēkus, kas ir jauni šajā koncepcijā. Excel formulu kontekstā to izmanto šādi: “LEN funkcija atgriež skaitli” vai “Formula šūnā A1 atgriež kļūdu”. Ikreiz, kad dzirdat vārdu “atgriezties” ar formulu, domājiet tikai “rezultāts”.

21. Izmantojiet F9, lai novērtētu formulas daļas

Īsceļš F9 (fn + F9 operētājsistēmā Mac) var atrisināt formulas daļas reālā laikā. Tas ir fantastisks rīks lielāku formulu atkļūdošanai, kad jums jāpārbauda, ​​vai noteiktas formulas daļas rezultāts ir tas, ko jūs gaidāt. Lai izmantotu šo padomu, rediģējiet formulu un atlasiet izteiksmi vai funkciju, kuru vēlaties novērtēt (padoms - izmantojiet funkciju padoma logu, lai atlasītu veselus argumentus). Ja esat izvēlējies, nospiediet F9. Jūs redzēsit, ka formulas daļa ir aizstāta ar vērtību, kuru tā atgriež.

Piezīme. Operētājsistēmā Windows varat atsaukt F9, taču šķiet, ka tas nedarbojas operētājsistēmā Mac. Lai izietu no formulas, neveicot izmaiņas, vienkārši izmantojiet Esc.

Video: Kā pārbaudīt un atkļūdot formulu, izmantojot F9

22. Izmantojiet formulas novērtētāju, lai soli pa solim atrisinātu formulu

Ja F9 izmantošana formulas novērtēšanai kļūst pārāk garlaicīga, ir pienācis laiks izlaist lielāku aparatūru: novērtējiet formulu. Novērtēt formulu atrisina formulu soli pa solim. Katru reizi, noklikšķinot uz pogas Izvērtēt, Excel atrisinās formulas pasvītroto daļu un parādīs rezultātu. Formulas novērtēšana ir atrodama lentes cilnes Formulas grupā Formulu audits. Lai izmantotu formulas novērtēšanu, atlasiet formulu un noklikšķiniet uz lentes pogas. Kad tiek atvērts logs, tekstlodziņā redzēsit formulu ar pogu Novērtēt. Viena formulas daļa tiks pasvītrota - šī ir daļa, kas pašlaik tiek novērtēta. Noklikšķinot uz novērtēt, formulas pasvītrotā daļa tiek aizstāta ar vērtību, kuru tā atgriež. Jūs varat turpināt noklikšķināt uz novērtēt, līdz formula ir pilnībā atrisināta.

Video: Kā novērtēt sarežģītas formulas

Piezīme. Formula Novērtēt ir pieejama tikai Excel Windows versijā. Mac versijā tiek izmantota cita pieeja, ko sauc par Formulu veidotāju, kas parāda rezultātus, veidojot formulu. Tā nav gluži tāda pati funkcionalitāte, taču tā ir ļoti noderīga, un jūs varat to izmantot ar jau esošām formulām.

23. Veidojiet sarežģītas formulas nelielos soļos

Ja jums ir jāizveido sarežģītāka formula un neesat pārliecināts, kā to izdarīt, sāciet ar vispārējo pieeju un dažām kodētām vērtībām. Pēc tam pievienojiet vairāk loģikas, lai soli pa solim aizstātu kodētās vērtības. Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties uzrakstīt formulu, kas iegūst vārdu no pilna vārda. Jūs zināt, ka varat izmantot funkciju LEFT, lai izvilktu tekstu no kreisās puses, taču neesat pārliecināts, kā aprēķināt izvelkamo rakstzīmju skaitu. Sāciet ar LEFT (pilns_vārds, 5), lai formula darbotos. Pēc tam izdomājiet, kā aizstāt skaitli 5 ar aprēķināto vērtību. Šajā gadījumā jūs varat noteikt izvelkamo rakstzīmju skaitu, izmantojot funkciju FIND, lai atrastu pirmās atstarpes rakstzīmes atrašanās vietu.

Video: Kā soli pa solim izveidot sarežģītu formulu

24. Izmantojiet nosauktos diapazonus, piemēram, mainīgos

Daudzos gadījumos ir jēga to izmantot nosaukti diapazoni piemēram, mainīgie, lai jūsu formulas būtu elastīgākas un ar tām būtu vieglāk strādāt. Piemēram, ja jūs daudz sasaistāt (apvienojat teksta vērtības), iespējams, vēlēsities izveidot savus nosauktos diapazonus jaunām rindu rakstzīmēm, cilnes rakstzīmēm utt. Tādā veidā varat vienkārši atsaukties uz nosauktajiem diapazoniem tā vietā, lai formulām pievienotu daudz sarežģītas sintakses. Kā bonuss, ja jūsu nosauktajos diapazonos ir teksta vērtības, jums nav jāizmanto pēdiņas ap tekstu, kad tās pievienojat formulai. Šo ideju mazliet grūti izskaidrot detalizētu piemēru skatiet šajā video .

25. Izmantojiet sasaisti etiķetēs, lai pieņēmumi būtu skaidri

Izveidojot darblapu, kas balstās uz noteiktiem pieņēmumiem, var būt grūti skaidri parādīt savus pieņēmumus. Bieži vien darblapā ir noteikts apgabals ievadēm un cits laukums izejām, un nav vietas, kur vienlaikus parādīt abus. Viens veids, kā pārliecināties, ka galvenie pieņēmumi ir skaidri, ir iegult tos tieši etiķetēs, kas tiek parādītas darblapā, izmantojot sasaisti, parasti ar funkciju TEKSTS.

Piemēram, parasti jums var būt etiķete ar uzrakstu “Kafijas cena”, kam seko aprēķinātā cena. Izmantojot saķēdēšanu, uz etiķetes varat rakstīt “Kafijas cena (2,00 USD/krūze)”, kas skaidri parāda, ka esat pieņēmis, ka cena ir 2,00 USD/tase.

Video: precizēt pieņēmumus ar sasaisti

26. Pievienojiet rindu pārtraukumus ligzdotajiem IF, lai tos būtu vieglāk lasīt

Veidojot ligzdotu IF formulu, patiesu un nepatiesu argumentu izsekošana iekavās ir ļoti mulsinoša. Strīdoties iekavās, ir viegli kļūdīties loģikā. Tomēr ir vienkāršs veids, kā padarīt formulu ar vairākiem IF paziņojumiem daudz vieglāk lasāmu: vienkārši pievienojiet rindai pārtraukumus pēc katra patiesa argumenta. Tādējādi formula būs vairāk līdzīga tabulai.

Video: Kā padarīt ligzdotos IF vieglāk lasāmus

27. Ievadiet funkcijas, izmantojot automātisko pabeigšanu

Ievadot funkciju, Excel mēģinās uzminēt vajadzīgās funkcijas nosaukumu un parādīs automātiskās pabeigšanas sarakstu, no kura izvēlēties. Jautājums ir, kā jūs pieņemat kādu no parādītajām opcijām un tomēr paliekat rediģēšanas režīmā? Triks ir izmantot tabulēšanas taustiņu. Nospiežot tabulēšanas taustiņu, programma Excel pievieno visu funkciju un atstāj kursoru iekavās aktīvu, lai pēc vajadzības varētu aizpildīt argumentus. Operētājsistēmā Mac vispirms jāizmanto lejupvērstā bultiņa, lai atlasītu pievienojamo funkciju, pēc tam nospiediet taustiņu Tab, lai ievietotu funkciju.

28. Izmantojiet AutoSum, lai ievadītu SUM formulas

Jūs ne vienmēr iegūstat iespēju izmantot šo AutoSum, taču, kad to darāt, tas sniedz gandarījumu. AutoSum darbojas gan rindās, gan kolonnās. Vienkārši atlasiet tukšu šūnu pa labi vai zem šūnām, kuras vēlaties summēt, un ierakstiet Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Excel uzminēs diapazonu, kuru mēģināt summēt, un vienā solī ievietos funkciju SUM. Ja vēlaties būt konkrētāks, lai Excel neuzminētu, vispirms atlasiet diapazonu, kuru plānojat summēt, ieskaitot šūnu, kurā vēlaties atrast SUM funkciju.

AutoSum vienlaikus ievietos vairākas SUM funkcijas. Lai summētu vairākas kolonnas, zem kolonnām atlasiet tukšu šūnu diapazonu. Lai summētu vairākas rindas, kolonnā pa labi no rindām atlasiet tukšu šūnu diapazonu.

Visbeidzot, varat izmantot AutoSum, lai vienlaicīgi pievienotu rindu un kolonnu kopsummas visai tabulai. Vienkārši atlasiet pilnu skaitļu tabulu, ieskaitot tukšas šūnas zem tabulas un pa labi no tabulas, un izmantojiet saīsni. Excel tukšajās šūnās pievienos atbilstošās SUM funkcijas, vienā solī sniedzot kolonnu kopsummas, rindu kopsummas un kopsummu.

29. Ievadiet vienu un to pašu formulu vairākās šūnās vienlaikus

Bieži vien viena un tā pati formula jāievada šūnu grupā. To faktiski var izdarīt vienā solī, izmantojot īsinājumtaustiņu Control + Enter. Vienkārši atlasiet visas šūnas vienlaicīgi, pēc tam ievadiet formulu kā parasti pirmajai šūnai. Pēc tam, kad esat pabeidzis, nevis nospiediet taustiņu Enter, bet nospiediet Control + Enter. Excel pievienos to pašu formulu visām atlases šūnām, pēc vajadzības pielāgojot atsauces. Izmantojot šo pieeju, jums nav jākopē un jāielīmē, jāaizpilda vai jāizmanto aizpildīšanas rokturis. Jūs esat pabeidzis vienā solī.

Šo pašu tehniku ​​varat izmantot arī, lai vienlaikus rediģētu vairākas formulas. Vienkārši atlasiet visas formulas vienlaikus, veiciet nepieciešamās izmaiņas un nospiediet Control + Enter.

Autors Deivs Bruns


^